Dia do Trabalhador: A Transformação Digital do Trabalho e do Empreendedorismo
A Transformação Digital do Trabalho no pós-pandemia
Um tempo se passou desde que as empresas tiveram que se acostumar com essas condições alteradas. Nesses meses, aprendizados interessantes evoluíram do “novo normal” no trabalho.
Apesar do ceticismo inicial, determinamos que as empresas conseguiram mudar para o trabalho remoto muito melhor e mais rápido do que o esperado. Eles perceberam que podem agir com mais flexibilidade do que pensavam. Isso foi impulsionado principalmente pela necessidade urgente dessa mudança rápida e do desenvolvimento inicial dessas novas formas de trabalho, bem como pelo ritmo muito acelerado da mudança digital. De acordo com pesquisas, 80% dos funcionários que estão satisfeitos com a forma como seus empregadores organizaram a transição concordam. Além dos processos normais de trabalho, o trabalho remoto é capaz de influenciar o aspecto social do trabalho: no trabalho remoto dificilmente há possibilidade de trocas curtas e afáveis com os colegas – como o tradicional coffee break. A ausência destes é uma perda amarga para o ambiente interno de trabalho.
No entanto, isso também tem impacto na interação inovadora entre os colegas. Novas ideias não são mais desenvolvidas por meio de uma troca espontânea e rápida. É por isso que o “efeito de pares” comum quase desapareceu.
A eliminação das pausas para café pode, por um lado, ser adversa para a coesão da equipa, mas, por outro, suporta um fluxo de trabalho mais estruturado e contínuo sem interrupções. Além disso, devido às reuniões online agendadas, o fluxo de trabalho é planejado com mais precisão e estruturado de forma mais consistente.
As empresas relatam que muitos funcionários sentem que sua produtividade individual aumentou em seus escritórios domésticos. Ao mesmo tempo, a produtividade dentro de uma equipe é muitas vezes percebida como reduzida. A principal razão para isso é que a comunicação entre os membros individuais da equipe é dificultada pelo aumento da distância física.
Há outros aprendizados importantes relacionados à crescente importância de um equilíbrio estabelecido entre vida profissional e pessoal: Sentada à mesa da própria cozinha, alternando entre homeschooling e videoconferência, a família está se tornando cada vez mais integrada à rotina diária de trabalho. No entanto, por sua vez, o trabalho também está integrado a essa (nova) vida familiar. Essa fronteira é bastante fluida e gera uma flexibilidade capaz de influenciar a saúde mental tanto positiva quanto negativamente. É vantajoso promover a compatibilidade entre trabalho e vida familiar: você pode passar tempo com sua família e trabalhar no mesmo local. Além disso, o tempo de viagem é reduzido ao mínimo. Essa economia de tempo agora pode ser usada para outros fins.
De acordo com a nossa experiência, a vida privada e profissional estão cada vez mais interligadas. Por um lado, a falta de separação espacial e temporal entre o trabalho e a vida privada, bem como o aumento da disponibilidade, levam a um aumento da jornada de trabalho à noite. Por outro lado, também tenta as pessoas a lidar com assuntos privados no meio. Por exemplo, a constante distração de ambos os mundos pode levar a problemas de concentração. Em nossa experiência, as pessoas reagem a isso de duas maneiras: algumas pessoas acham difícil motivar a si mesmas e, na verdade, trabalham menos sem a pressão direta de fora. No entanto, a maioria das pessoas sente uma pressão crescente para ter um melhor desempenho no ambiente de home office em comparação com os tempos anteriores quando trabalhava no local. Nos “bons velhos tempos”, as pessoas recebiam feedback direto de colegas e superiores, que faltam agora. O último grupo acha que sua eficiência no ambiente de home office é menor, o que os incita a trabalhar até a noite. Embora esses funcionários geralmente tenham um desempenho mensurável melhor em seus escritórios em casa, essa circunstância não contribui exatamente para seu bem-estar psicológico.
Um dos aspectos mais alterados do trabalho é a comunicação. As interações físicas são amplamente substituídas pela comunicação virtual. Isso leva a um desequilíbrio considerável no fluxo de informação e comunicação. Portanto, às vezes é difícil chegar a acordos claros e evitar mal-entendidos. Além disso, os membros da equipe muitas vezes se sentem isolados de seus gerentes. Isso leva à impressão de que seu próprio trabalho não está sendo recompensado com a mesma valorização que no “bom e velho” ambiente de trabalho presencial.
Outra dificuldade surge sobretudo no processo de integração de novos colaboradores: sentem-se insuficientemente integrados, bem como negligenciados, devido à ausência de proximidade física e à oportunidade de conhecer pessoalmente os seus novos colegas e equipas. Isso também se aplica a um novo gerente que precisa construir uma base de confiança com seus próprios funcionários em condições tão difíceis.
O fato de que a proximidade física não pode ser facilmente transferida, ou mesmo imitada, por meio de uma tela plana para uma esfera de home office distante é um desafio que não pode ser ignorado.
O HOME OFFICE – UMA TENDÊNCIA QUE VEIO PARA FICAR
Em 2021, o home office se tornou o padrão em praticamente todas as empresas, pois o COVID-19 ainda está em nossas vidas. Independentemente do distanciamento social, o home office provou ser uma maneira mais eficiente de fazer muitos trabalhos. Além disso, devido ao alto grau de flexibilidade, os funcionários desfrutam mais de seu trabalho. Tornou-se parte do nosso dia a dia convidar pessoas para uma videoconferência – assim como incluir o colega de Cingapura. Para que isso seja coordenado com o fuso horário europeu, deve ocorrer muito cedo pela manhã. Então o fim do trabalho é antecipado mais rápido, e ainda há a chance de você aproveitar o sol com as crianças na piscina ao ar livre. No entanto, se as conferências forem marcadas no final da noite, por exemplo, com os EUA, a sensação de um dia relaxante de natação ao ar livre desaparecerá: A reunião está constantemente à espreita no fundo de sua mente. Esta não é realmente a ideia de um dia relaxante. É preciso pesar regularmente quais coisas são importantes e quais podem ser canceladas. Nem todo mundo está acostumado a enfrentar tais escolhas.
O trabalho virtual também tem efeitos espaciais e temporais. Os locais de trabalho de escritório fixo estão se tornando cada vez menos (o que também traz economias correspondentes). Em vez disso, mais e mais espaços de trabalho criativos e de reunião estão sendo gerados, onde as pessoas podem se encontrar, trocar e colaborar, se necessário.
O “NOVO NORMAL” LEVA À “NOVA INOVAÇÃO”
Embora os processos padrão possam ser tratados muito bem no home office com colaboração virtual, fica claro que a inovação sofre com a falta de troca entre colegas. Somente juntos podemos desenvolver ideias e impulsioná-las. Uma mistura saudável de trabalho remoto e o uso de espaços criativos, onde as equipes trabalham juntas diariamente, provou ser um bom equilíbrio. Isso é especialmente verdade porque muitas salas criativas foram recentemente equipadas com excelente tecnologia de videoconferência, para que colegas em escritórios domésticos e especialistas do outro lado do mundo possam participar facilmente das conversas.
Além das fases de bloqueio, as “salas de reuniões vinculadas” estão lentamente se tornando uma nova tendência, com conexões de vídeo em telas grandes que podem conectar várias equipes em locais diferentes ao longo do dia de trabalho. As salas estão equipadas com quadros brancos que podem ser sobrescritos ao vivo e visíveis para todas as salas. Essas tecnologias não são novas, mas só agora, em 2021, estamos nos acostumando a trabalhar em estreita colaboração com equipes nos EUA e na Austrália dessa maneira. Também é mais fácil integrar colegas em escritórios domésticos porque as salas de reunião têm microfones suficientes para envolver totalmente todos os trabalhadores remotos.
Além de sinergias por meio de novas colaborações, esse tipo de comunicação e colaboração também promove um trabalho ágil. A configuração de equipes pequenas e eficientes que promovem a troca de conhecimento internacional e multifuncional é bastante simplificada.
Essa internacionalidade, envolvendo a capacidade de conectar colegas de todo o mundo, tem vantagens e desvantagens: devido à falta de habilidades linguísticas, mal-entendidos na tradução e mentalidades diferentes, podem surgir problemas que ninguém esperava antes, e isso às vezes pode tornar a cooperação instável.
O TRABALHO VIRTUAL PROMOVE UMA MENTALIDADE DIGITAL
A mudança para o trabalho virtual mudou a colaboração além da comunicação fundamentalmente e a longo prazo. Mesmo sem salas de reuniões sofisticadas, workshops e outras reuniões são agora conduzidas com a mesma solidez, ou ainda mais eficazmente, de forma virtual. Em alguns casos, a execução virtual era impensável anteriormente, por exemplo, com a ajuda de aplicativos de quadro branco. Esses desenvolvimentos levaram a uma mentalidade digital completamente nova. O trabalho digital não é mais visto apenas como uma solução alternativa, mas um importante enriquecimento dos processos de trabalho diários.
No entanto, essa nova mentalidade digital mudou significativamente não apenas o trabalho em si, mas também a maneira como os colegas operam juntos. Os eventos de equipe estão cada vez mais sendo movidos para formatos virtuais alternativos: desde ficar à vontade com um coquetel em seu jardim em frente ao seu laptop até uma rápida sessão de ioga Zoom com colegas antes de começar a trabalhar. Estes tornaram-se rituais estabelecidos. Mesmo o aumento do esforço organizacional dificilmente diminui a crescente importância desses formatos. Eles ajudam a tornar a cultura corporativa tangível no espaço digital.
A MENTALIDADE DIGITAL FUNCIONA ATRAVÉS DE GERAÇÕES
Essa nova mentalidade digital não significa apenas que os nativos digitais usarão ainda mais tecnologia, mas também que as pessoas mais velhas, menos familiarizadas com as novas tecnologias, as usarão com muito mais frequência. No entanto, garantir que todos possam se beneficiar das mudanças tecnológicas e ser parte produtiva de uma nova forma de trabalhar é uma responsabilidade que as empresas têm que enfrentar como um todo.
No entanto, o ritmo acelerado da mudança tecnológica geralmente exige treinamento digital individual mais sério para trabalhadores de todas as idades – não apenas para pessoas mais velhas. Embora as empresas sejam obrigadas a fornecer uma infraestrutura de TI adequada, os funcionários devem poder usá-la em toda a sua extensão.
A GAMA DE FERRAMENTAS DE COMUNICAÇÃO E OFICINA DEVE SER CONSOLIDADA A LONGO PRAZO
No futuro, também deve haver uma consolidação clara das muitas ferramentas e tecnologias diferentes. A colaboração entre empresas só pode ser assegurada de forma eficiente se forem utilizadas ferramentas comuns. Muito provavelmente, prevalecerão as ferramentas de um grande fabricante que oferece abertura suficiente para encaixar soluções individuais e, ao mesmo tempo, fornecer um padrão de fato rápido e seguro para todas as empresas. Eles são fáceis de usar e funcionam em todos os tipos de dispositivos, para que você possa transformar rapidamente sua TV doméstica em um quadro branco.
FOCO NO CLIENTE AJUDA NA ORIENTAÇÃO NO “NOVO NORMAL”
No decorrer do aumento da colaboração virtual, é necessário especificar objetivos e comunicar de forma mais explícita. O chefe costumava sentar-se na sala ao lado, alinhando constantemente o alvo, mas agora podem surgir ineficiências no home office devido a pessoas trabalhando nas direções erradas.
Muitas empresas transformaram a necessidade em virtude e repensaram fundamentalmente seus objetivos corporativos para fornecer a seus funcionários de home office diretrizes tangíveis, fáceis de entender e implementáveis. Isso levou muitas empresas a se concentrarem em seus fundamentos. Hoje, em 2021, as empresas não podem mais, por exemplo, ter 18 pilares estratégicos como metas, mas devem estabelecer no máximo três regras com foco claro no cliente. Isso pode ajudar os funcionários a identificar as necessidades dos clientes de forma eficiente – especialmente devido à falta de contato pessoal – bem como a tirar as conclusões corretas para seu trabalho diário, a fim de avançar no interesse do cliente.
Esse foco levou ao fato de que, em poucos anos, a maioria das empresas estará muito mais preocupada com seus clientes e produtos e menos consigo mesma.
MAIS RESPONSABILIDADE PESSOAL PARA OS FUNCIONÁRIOS EM VEZ DO CONTROLE DO EMPREGADOR
Quando você trabalha em sua própria casa com pouco contato direto com seu supervisor, a relação tradicional supervisor-empregado desaparece e as hierarquias planas evoluem. Os gerentes são forçados a rescindir seu controle e cada vez mais deixar as decisões para os funcionários. Ao mesmo tempo, os funcionários também devem lidar com esse novo alto grau de responsabilidade pessoal. Ambos aprenderam a criar uma base de confiança na qual bons resultados são alcançados sem a necessidade de controle ou ajuste constante. Uma componente importante desta nova forma de trabalhar envolve objectivos pragmáticos que são formulados não só pela empresa a todos os colaboradores, mas também pelos respectivos superiores hierárquicos aos seus colaboradores directos. Tornou-se muito mais evidente para todos o que é considerado “um bom resultado” e como eles podem alcançá-lo com sucesso.
Com essa nova responsabilidade pessoal, que também significa que todos devem tomar decisões e ser responsáveis por suas ações, muitos funcionários ainda têm dificuldades. No entanto, foi demonstrado que isso se deve particularmente ao seu comportamento aprendido. Os novos funcionários geralmente assumem a responsabilidade como algo natural, e até mesmo colegas que trabalham na instrução há anos estão se acostumando cada vez mais com a nova liberdade.
A responsabilidade pessoal em si ainda não contribuiu diretamente para a melhoria massiva da produtividade porque o trabalho nem sempre leva ao objetivo, apesar de todos os esforços. No entanto, aumentou a criatividade e a motivação, o que provavelmente beneficia a maioria das empresas ainda mais a longo prazo.
AS RELAÇÕES INTERPESSOAIS TAMBÉM PODEM SER VIRTUAIS
As ferramentas online estão sendo constantemente desenvolvidas e adaptadas às necessidades exclusivas do novo ambiente de trabalho. Nesse processo, surgiu uma nova etiqueta de videochat como resultado da mudança para a sala virtual, o que não era visto antes nas habituais conferências telefônicas. A conversa fiada é cada vez mais usada no início da conversa para criar uma atmosfera semelhante à do início de uma conferência física. Tornou-se uma rotina comum encontrar-se por meio de bate-papo por vídeo e pedir o grande livro na estante do colega em casa.
Isso também fez com que a maioria dos participantes se sentasse firmemente em suas mesas e, com a câmera ligada, prestasse atenção em seus colegas. Isso torna a videoconferência mais eficaz do que as antigas chamadas de áudio, nas quais tradicionalmente metade dos participantes estava em trânsito ou fazendo outras coisas ao lado.
Também foi demonstrado que é essencial para uma cultura de home office bem-sucedida fazer acordos claros e precisos e buscar o diálogo – seja entre o gestor e sua equipe ou dentro da equipe. Isso cria transparência e efetivamente evita mal-entendidos. Assim, pode garantir um fluxo contínuo de informações. Eventualmente, é útil realizar reuniões de funcionários periodicamente para manter a cultura de feedback que ainda é importante. É um ato de equilíbrio na esfera virtual para diferenciar entre interação interpessoal informal e uma discussão formal clássica. Isso é mais fácil para os gerentes de longa data do que para os recém-chegados da empresa, que precisam estabelecer simultaneamente uma nova configuração de equipe.
Apesar das melhorias na etiqueta de vídeo-chat, comunicação e eventos online de formação de equipes, a necessidade de contato físico não pode ser completamente substituída pelo virtual. Problemas que todas as empresas enfrentam (como a solidão entre os funcionários) podem ser potencializados devido às interações sociais limitadas na cultura do home office.
A INFRAESTRUTURA DE TI E A PROTEÇÃO DE DADOS DEVEM MELHORAR EM TODOS OS ASPECTOS
Finalmente, a infraestrutura técnica é um fator importante. Infelizmente, em 2021, ainda não se pode presumir que todo funcionário tenha uma conexão rápida à internet em casa, que é o requisito básico para o trabalho em home office. Empresas individuais começaram a usar o que antes eram orçamentos para a infraestrutura do escritório para equipar os funcionários em seus escritórios domésticos de acordo, bem como fornecer aos indivíduos uma forte conexão à Internet via retransmissão de rádio ou satélite, para que não sejam deixados para trás.
Muitas empresas ainda estão trabalhando em equipamentos de hardware ideais e muitas vezes fornecem a seus funcionários notebooks e telas grandes para seus escritórios domésticos. Além disso, tópicos como segurança de TI e proteção de dados aparecem repetidamente como requisitos importantes. Ferramentas padronizadas, que geralmente oferecem criptografia de ponta a ponta, tornaram muitas coisas mais fáceis. No entanto, até agora ninguém encontrou uma solução da vida real para situações como seu filho de 16 anos levando um pendrive com documentos confidenciais para a escola e copiando o que ele pensa ser sua lição de casa para o servidor da escola. Os funcionários devem ser especificamente treinados e sensibilizados para que possam lidar adequadamente com as questões de segurança e proteção de dados.
A MUDANÇA DIGITAL CONTINUA
A transformação digital do trabalho certamente não é um fenômeno novo criado de repente pelo aparecimento de um vírus. Em vez disso, estamos na feliz situação em que tantas empresas já estavam avançadas no trabalho digital no início da pandemia. No entanto, o COVID-19 deu um grande impulso à digitalização, que provavelmente não teríamos alcançado até 2025 ou mais tarde.
Já antes do COVID-19, definimos os seis principais impulsionadores para a mudança da cultura da empresa na era digital em nosso Digital Shift Framework. (Veja a Figura 1.) Esses pilares são ainda mais importantes agora, pois esse rápido impulso não nos livra da necessidade de continuar trabalhando na digitalização no futuro imediato. Muitas coisas já estão funcionando bem e serão resolvidas até o final de 2021, mas o impulso nos mostrou o que é possível e o que ainda não está funcionando. Ainda há grandes passos a serem dados, tanto em termos de tecnologia quanto de mentalidade. A Mudança Digital provavelmente nunca será totalmente concluída, e novas coisas para aprender e se adaptar sempre aparecerão.
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